Acompanhamento de obra terceirizada: como ter mais transparência na supervisão das obras

Acompanhamento de obra terceirizada: como ter mais transparência na supervisão das obras

Comprar, construir ou terceirizar? É uma questão clássica. Você pode não encontrá-la em um dicionário, mas a terceirização faz parte do vocabulário cotidiano da construção em todo o mundo. E isso acontece porque terceirizar pode sim trazer muitos benefícios — mas, para isso, é preciso fazer um bom acompanhamento de obra terceirizada.

A terceirização é encarada com grande esperança pelos gerentes de construção oprimidos entre a pressão por aumentar os lucros e as crescentes expectativas. É comum que gerenciamento e terceirização não sejam usados ​​na mesma frase. Quando um projeto é terceirizado, gerenciá-lo é problema de outra pessoa. Afinal, é por isso que você está pagando, não é?

Porém, este pode ser um problema. Projetos terceirizados exigem que o comprador pratique uma boa administração. Você precisa fazer o acompanhamento de obra terceirizada tão bem quanto gerenciaria seus projetos internos.

Para isso, a terceirização efetiva consiste em três etapas: especificar os requisitos detalhadamente, redigir o contrato e formar uma equipe interna de gerenciamento que fará o acompanhamento de obra terceirizada.

Em projetos de grande vulto são necessárias mais etapas, claro, mas a maioria dos projetos na construção civil se beneficia com o aprendizado das especificidades de três etapas básicas. Vamos a elas:

Etapa 1: Especificar os requisitos detalhadamente

Como o documento de requisitos muitas vezes se torna parte do contrato legal entre o comprador e o fornecedor, os projetos terceirizados precisam de requisitos de alta qualidade. Se os requisitos não forem claramente especificados no início, o projeto pode se tornar um campo de batalha no qual todas as ramificações possíveis dos diferentes interesses entre as partes são contestadas.

Os requisitos detalhados também formam a base das estimativas do seu esforço e cronograma. Uma empresa contratante que não cria estimativas detalhadas não saberá se um lance de R$ 300.000 ou R$ 1.200.000 é mais realista.

A decisão de terceirizar implica invariavelmente pesar tanto os custos quanto os benefícios. Como a terceirização aumentará o risco de um projeto, você deve tomar a decisão explicitamente, com total consciência de possíveis problemas. Não escolha terceirizar porque parece ser a opção mais fácil — mas porque efetivamente trará valor ao projeto.

Etapa 2: Selecione um fornecedor para desenvolver o trabalho

Escolha uma empresa terceirizada com cuidado. O processo de seleção de fornecedores geralmente envolve a criação de uma solicitação de proposta, a distribuição para fornecedores em potencial e a avaliação das propostas recebidas. O pedido de proposta deve conter pelo menos os seguintes itens:

1. Especificação de requisitos

Estes são os requisitos detalhados que foram desenvolvidos no primeiro passo para uma terceirização eficaz. Eles especificam suas demandas em relação ao projeto, prazos, cronograma, materiais, exigências de segurança, controle de garantia, entre outros.

2. Lista de documentação

O pedido de proposta deve especificar os documentos que você precisa que sejam desenvolvidos junto com o trabalho. Você deve incluir a documentação legal pela qual o fornecedor será responsável, relatórios de status e quaisquer outros documentos que precise desenvolver.

3. Estimativas de custo e cronograma

Inclua as estimativas de custo e cronograma que você preparou durante o desenvolvimento de requisitos. Se você não publicar suas estimativas na solicitação de proposta, o processo poderá acabar em um jogo no qual cada fornecedor tenta adivinhar seu orçamento.

4. Critérios de avaliação

Diga aos fornecedores quais critérios você usará para avaliar suas propostas. Critérios típicos incluem capacidade de gerenciamento de projetos, capacidade técnica geral, metodologias, gerenciamento de dados, abordagem de gerenciamento de requisitos e abordagem de garantia de qualidade.

Os fornecedores competentes explicarão em suas propostas como planejam atender a cada um dos critérios de avaliação. Ao publicá-los, você torna mais fácil fazer comparações lado a lado entre as propostas e melhora significativamente a qualidade das informações recebidas dos fornecedores.

5. Diretrizes de preparação de propostas

Descreva como você deseja que as propostas sejam organizadas e formatadas. Inclua descrições e limites de páginas para cada seção, tamanhos de margem, conteúdo de cabeçalhos e rodapés em execução e tamanho da fonte. Isso pode parecer excessivamente exigente, mas a especificação de um formato de proposta padrão facilita o trabalho de avaliação.

Certifique-se de criar uma proposta de amostra para que você saiba que os limites de contagem de páginas são razoáveis. Em projetos maiores, os compradores distribuem as diretrizes de proposta para análise pelos fornecedores antes de distribuir a solicitação oficial de proposta.

Isso dá aos fornecedores a oportunidade de comentar sobre a contagem de páginas, critérios de avaliação e outras questões, e geralmente ajuda a melhorar a qualidade das informações que o comprador obtém no processo.

6. Escolhendo o vencedor

Se você fez sua lição de casa quando criou a solicitação de proposta, a avaliação delas será praticamente indolor. Crie uma matriz de decisão com base nos critérios de avaliação descritos em sua solicitação e marque cada proposta de acordo. Esteja preparado para dar seguimento a perguntas para cobrir respostas ausentes ou insuficientes.

Geralmente, o lance mais baixo e o preço final do projeto não estão relacionados. O objetivo da concessão de um contrato não é escolher o mais barato, mas sim aquele que fornecerá o melhor valor ao projeto — fazer o melhor trabalho com o mínimo de dinheiro. Você também pode usar os critérios de avaliação para negociar alterações na proposta do fornecedor vencedor.

Etapa 3: Acompanhamento de obra terceirizada

O erro mais comum no acompanhamento de obra terceirizada é que, geralmente, ninguém no lado do contratante gerencia o projeto de construção terceirizado. Embora a terceirização possa de fato reduzir a quantidade de gerenciamento necessária, ela aumenta o grau de sofisticação de gestão necessário.

Como você não pode monitorar o acompanhamento de obra terceirizada apenas andando e conversando com os membros da equipe do projeto, os indicadores de gestão do projeto devem ser mais formais.

Em sua solicitação de proposta, você deve especificar quais controles de gerenciamento você deseja que o fornecedor tenha para que você possa acompanhar o progresso do projeto. Tais controles podem incluir:

  • Atualizações semanais para a lista de riscos técnicos
  • Estatísticas semanais de qualidade;
  • Relatórios de status semanais;
  • Entre outros.

Além dos indicadores, algumas outras etapas ajudam a garantir que sua equipe e a equipe da contratada estejam na mesma página em relação ao andamento do projeto. São elas:

1. Certifique-se de que todos estão trabalhando com os mesmos arquivos

Possibilite que equipes distribuídas colaborem como se estivessem no mesmo escritório, garantindo que haja uma única versão autorizada de um arquivo. Isso permite que as equipes trabalhem no mesmo arquivo ao mesmo tempo, sem sobrescrever o trabalho de outras pessoas.

Isso é especialmente importante para aplicações como projetos de arquitetura e engenharia, onde problemas de integridade de documentos podem causar grandes atrasos e incorrer em despesas adicionais significativas.

2. Tenha um bom software de gerenciamento de projetos e garanta que todas as partes o usem

Forneça à sua equipe uma solução de software colaborativo que permita que trabalhem juntos. Com acesso imediato aos dados do projeto, os membros da equipe podem gastar menos tempo rastreando informações e mais tempo sendo produtivo. Membros da equipe do projeto e partes interessadas terão visibilidade, mantendo todos na mesma página. Usar o BIM, nessa hora, é uma boa opção.

O  BIM permite que o projeto seja compatibilizado, ou seja, que o gerenciador do projeto e sua equipe tenham uma visão 360° da obra, com a finalidade de resolver interferências na execução do projeto e integrar as soluções adotadas. Veja mais sobre BIM aqui.

3. Realize reuniões para sincronizar os dados e informações regularmente

Criar um acordo com antecedência para fazer reuniões que o mantenham atualizado em um cronograma fixo é essencial. As sincronizações podem ser feitas diariamente ou semanalmente, mas sejam disciplinadas em relação ao tempo acordado.

A comunicação eficaz, especialmente com funcionários novos ou externos, é fundamental para criar um projeto mais eficiente, produtivo e lucrativo. Você pode usar o bate-papo do Google, o Slack ou outro, mas isso manterá toda a comunicação do projeto em um local central, aumentando a responsabilidade e permitindo que todos os membros da equipe se comuniquem em tempo real.

Essas etapas podem parecer muito trabalhosas para um projeto terceirizado. No entanto, o preço de não fazer sua lição de casa pode ser um orçamento e cronograma acima do esperado. O tempo que você gasta preparando o terreno para um projeto bem-sucedido e, em seguida, direcionando o projeto para a conclusão desejada, é um tempo bem gasto.

Gostou de aprender mais sobre o acompanhamento de obra terceirizada? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco e veja como a ENEC pode te ajudar com seus projetos!

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